16 okt, 2022 Door Sjoerd Langelaar JV Kennisintensief 0 Reacties

Kantoordirecteur, kantoormanager of officemanager advocatenkantoor, wat past bij jouw organisatie?

Veel advocatenkantoren hebben een kantoordirecteur of manager, de grotere kantoren hebben dit al langer en steeds meer middelgrote, kleinere en niche kantoren hebben of willen het ook. Wat zijn de voordelen en de nadelen? En hoe bepaal je wat het beste past bij jouw organisatie?

Functienamen en verwarrende terminologie

Er worden verschillende namen gegeven aan de functie van een algemeen manager zoals kantoordirecteur, kantoormanager, officemanager en tegenwoordig ook steeds vaker COO. Opvallend is dat aan dezelfde functienamen op verschillende manieren invulling wordt gegeven. Opvallend omdat bijvoorbeeld een grote organisatie vaak andere kwaliteiten vraagt dan een kleiner kantoor, of dat bijvoorbeeld een kostenmaatschap waarin advocaten en fiscalisten samenwerken met allen een eigen lokale praktijk andere ondersteuning nodig hebben dan internationaal georiënteerd nichespeler op de zuidas. Onderzoek daarom goed wat je echt nodig hebt en ook of het reëel is om te verwachten dat alle wensen die je hebt vervuld kunnen worden in die ene functie met de beoogde bijbehorende voorwaarden. Het kopiëren van een functienaam en functieprofiel van een andere kantoor is vaak dan ook niet handig. Doe het goed of doe het niet.

Toekomstbestendige organisatie

Achter je bureau zitten en wachten tot de telefoon gaat van een client/klant die belt is ver verleden tijd. De advocaat die alles goed kan is inmiddels ook achterhaald. De advocaat die én inhoudelijk expert is, én goed is in acquisitie en publicatie, én mensen kan opleiden en begeleiden én goed kan samenwerken in een team zijn zeldzaam én het is de vraag of dat slim is. Het gaat er steeds meer om dat de professional doet waar die goed in is en daarnaast een aantal taken en verantwoordelijkheden op zich neemt waar de organisatie behoefte aan heeft. Zeker zolang als uurtje-factuurtje de norm is is het cruciaal om te kijken waar iedereen de uren aan besteedt en dat die uren bijdragen aan professionaliteit, danwel groei van de organisatie. Om toekomstbestendig te zijn en te blijven moet je als advocatenkantoor continu bezig zijn op meerdere gebieden positionering in de markt, het aantrekken ontwikkelen en behouden van goede mensen, knowhow, ICT en innovatie, (online) marketing en het aansturen en verbeteren van ondersteunende processen op gebied van bijvoorbeeld het secretariaat, financiën, kennis, facilitair en staffuncties.

Groot verloop onder managers bij advocatenkantoren

Het verloop onder kantoormanagers bij advocatenkantoren is groot. Vaak is de reden dat kantoren het schaap met vijf poten zoekt en dat de verwachtingen van kantoor en manager niet overeenkomen. Kantoor wil hoge kwaliteit, iemand die fulltime werkt, iemand die in staat is om ze wel strategisch operationeel te denken en te werken, iemand die in staat is om strategische en uitdagende veranderingen door te voeren en de dagelijkse bedrijfsvoering te continueren, iemand die in staat is om om te kunnen gaan met een partnerstructuur van meerdere eigenaren met intelligente eigenwijze mensen. En managers hebben vaak geen idee wat de werkelijke reden is dat men een manager wil aantrekken.

Fulltime of parttime

Advocatenkantoren hebben de neiging om kantoormanagers in dienst nemen die voldoen aan al hun wensen én die fulltime beschikbaar voor hen zijn. Het voordeel is dat de manager altijd aanwezig is en daarmee de partners en advocaten maximaal kunnen ontlasten en ontzorgen. Bij grotere kantoren is vaak wel voldoende werk voor zo’n hoogwaardige kantoormanager, bij middelgrote of kleinere kantoren is dit maar zeer de vraag. Ook zijn er advocatenkantoren die tijdelijk een hoogwaardige professional aantrekken die het kantoor helpt om de professionaliteit te verhogen, de totale kosten van de ondersteunende organisatie gaat dan omlaag en het resultaat is dan bijvoorbeeld een hogere kwaliteit van dienstverlening, hogere medewerkerstevredenheid en hogere winst per partner. 

Kernvragen om te bepalen wat jouw organisatie nodig heeft

Je kunt ervoor kiezen om alle wensen in beeld te brengen van wat een kantoormanager allemaal zou kunnen doen of welke problemen deze op kan lossen. Wat ook kan, en dat verdient de voorkeur, is om eerst een aantal kernvragen te beantwoorden om op basis daarvan te bepalen hoe je verder gaat met jouw organisatie. Kernvragen zoals bijvoorbeeld:

  • Wie heeft er behoefte aan een kantoormanager en waarom? Gaat het er bijvoorbeeld om om de zittende managing-partner of het bestuur te ontlasten en te ontzorgen? Of is de reden dat kantoor een bedrijfsomvang heeft gekregen dat het een kantoormanager ‘rechtvaardigt’? Of zit jouw organisatie in een uitdagende fase waarin lastige besluiten moeten worden genomen en doorgevoerd, denk aan bijvoorbeeld herpositionering in de markt, het verhogen van de winst of het professionaliseren van de bedrijfsvoering.
  • Wat moet een kantoormanager concreet opleveren op de korte en langere termijn? En ten behoeve van wie en hoe verdient zich dat terug? Als dit in beeld is gebracht bepaal dan ook de vraag of het reëel is om te verwachten dat een kantoormanager dit allemaal kan en zo ja onder welke randvoorwaarden. Is er bijvoorbeeld wel voldoende inzicht in de huidige situatie en is er wel echt voldoende draagvlak bij de advocaat-partners en in de organisatie?
  • Zijn er kantoormanagers beschikbaar die bieden wat jouw organisatie nodig heeft? Een wensenlijst maken van waar een kantoormanager aan moet voldoen op de korte en langere termijn én waar de belangrijkste beslissers achter staan is vaak al een behoorlijke opgave. Het aantrekken en behouden van een kantoormanager is zo mogelijk nog lastiger, zeker in deze tijd van krapte op de arbeidsmarkt en al helemaal als je meerdere kwaliteiten vraagt van een kantoormanager die die zeldzaam verenigt zijn in één persoon.

Drie vragen om te bepalen welke kantoormanager bij jouw organisatie past

Het leiding en richting te geven aan een middelgroot of kleinere advocatenkantoor kan veel uitdagender kan zijn dan bij een groter kantoor. Bijvoorbeeld als gevolg van behoorlijke verschillen in (financiële) prestaties. Of bijvoorbeeld omdat in sommige rechtsgebieden vooral de kracht van het team telt, terwijl het in andere rechtsgebieden vooral gaat om de individuele professional. Of bijvoorbeeld omdat het een enorme uitdaging is om alle interne belangen en verschillen die er zijn op elkaar af te stemmen en te managen, terwijl die verschillen extern juist een enorme kracht zijn zoals het in huis hebben van meerdere (juridische) disciplines, het bedienen van uiteenlopende markten en klantgroepen en het hebben van verschillende persoonlijke karakters en generaties.

Wat zeker ook een rol speelt is dat je als advocatenkantoor continu moet inspelen op wat klanten van je verwachten, dat je goed moet kijken wat de conculega’s doen en daarbij vooral ook je eigen koers moet varen en ook speelt een rol dat de bedrijfsvoering zich steeds sneller ontwikkeld op het gebied van bijvoorbeeld ICT, HR en (online) marketing. Dit betekent dat er veel gevraagd wordt van het bestuur of managing-partner. Het gaat niet zozeer om op de winkel passen (een corvee dienst) maar wel om in staat te zijn om continu bezig te zijn met de toekomstige organisatie en mensen daarin mee te nemen, uiteraard in lijn met wat de eigenaren (partners) ambiëren.

Om te bepalen welke manager past bij jouw organisatie kun je antwoord geven op de volgende vragen:

  • Is er behoefte aan iemand die het bestuur of de managing partner van jouw organisatie ondersteunt in de dagelijkse gang van zaken, iemand die eventueel een coördinerende rol heeft richting ondersteunende organisatie?
  • Is er behoefte aan iemand die leiding geeft aan de ondersteunende functies in jouw organisatie en dat (deels) zelf uitvoert, iemand die daarnaast meedenkt met het bestuur of de managing-partner over onderwerpen zoals HR en online marketing?
  • Is er behoefte aan iemand die in staat is om strategische keuzes te helpen maken en veranderingen door te voeren, iemand die én begrijpt waar extern behoefte aan is, én alle aspecten van bedrijfsvoering kent én die in staat is om jouw organisatie van a naar b te helpen.

Deze vragen zou je kunnen koppelen aan drie functies te weten officemanager, kantoormanager en kantoordirecteur/COO. Bij de functie van kantoordirecteur kun je dan nog onderscheid maken tussen een manager die vooral goed is in continueren en een professional die ook de kwaliteit heeft om veranderingen door te voeren. Bij de laatste zal de houdbaarheid beperkter zijn, tenzij jouw organisatie blijft innoveren of groeien. Alternatief is om eerst een (interim) manager aantrekken die organisatie doorlicht en/of veranderingen doorvoert en om daarna een officemanager, kantoormanager of kantoordirecteur aan te trekken of om een management team samen te stellen. Het management team kan klein en compact zijn met bijvoorbeeld een managing-partner, kantoordirecteur en financieel manager of juist wat uitgebreider met een bredere vertegenwoordiging vanuit meerdere disciplines zoals financiën, HR, (online) marketing, knowhow, business development en facilitair.

Kosten versus opbrengsten, aan de de businesscase ligt het meestal niet

Het richting en leiding geven aan een advocatenkantoor vraagt om het maken van keuzes en het kost tijd en aandacht. Een kantoormanager kan de advocaten en advocaat-partners ontlasten en ontzorgen en tevens bijdragen aan professionalisering en groei. En een kantoormanager kost geld. Bij een kostenmaatschap is de discussie over geld vaak wat makkelijker. Zijn er bijvoorbeeld grote verschillen in financiële prestaties en wil een advocaat-partners twee in plaats van één secretaresses dan hoeft dat geen probleem te zijn, hij of zij betaalt er dan zelf voor. Is er sprake van winstdeling en zijn er bijvoorbeeld behoorlijke verschillen in teamomzet en tarieven dan kunnen er behoorlijke discussies ontstaan, discussies die het maken van noodzakelijke strategische keuzes in weg liggen. Het hebben van een gesprek over een kantoormanager kan hier in positieve zin aan bijdragen. Met een kantoormanager wordt het advocatenkantoor meer als een onderneming gezien en geleid met de partners als aandeelhouders. De advocaat-partners zijn vooral bezig met hun vak en praktijkontwikkeling en de kantoormanager verdient zichzelf dan al snel terug. Reken maar mee, als de advocaat-partners 1000 uur minder tijd hoeven te besteden aan interne aangelegenheden, en 1000 uur is niet veel zo blijkt in de praktijk, dan levert dit direct al 1000 declarabele uren op. En dat is nog los van dat een goede kantoormanager ervoor zorgt dat de processen beter en efficiënter verlopen, dat er wellicht minder ondersteunde- en staffuncties nodig zijn, dat er minder gedoe en wrijving is, dat het een aantrekkelijke organisatie is waar mensen graag (blijven) werken en waarin bovenal de klant en professie centraal staan.